Trouver le temps qui vous convient
La compréhension
Il existe une pléthore d‘applications, d‘articles, de livres et de hacks pour vous aider à gérer efficacement votre temps. Cependant, en réalité, la plupart des gens les utilisent et les dévorent et finissent toujours par manquer de temps. Le problème est que les gens s‘attendent à ce que ces outils fonctionnent pour eux dès le départ. En réalité, ces outils exigent que vous soyez en accord avec vous-même avant qu‘ils ne fonctionnent pour vous.
Essayez de comprendre votre approche actuelle de la gestion du temps (si vous en avez une) et, surtout, de savoir où vous échouez. Vous pouvez utiliser des outils d‘évaluation en ligne, demander l‘avis de vos pairs ou de votre patron, ou définir vos propres critères de référence pour mesurer votre efficacité actuelle en matière de gestion du temps.
N‘oubliez pas non plus que chaque personne est différente. Nous avons tous nos propres préférences et traits de personnalité, et donc ce qui fonctionne pour une personne peut ne pas fonctionner pour une autre. Êtes-vous une personne distraite qui a besoin d‘avoir des rappels ? Êtes-vous une personne visuelle qui a besoin d‘un code de couleur pour décomposer les choses en morceaux faciles à gérer ? Une fois que vous vous serez mieux évalué, vous pourrez déterminer les approches qui vous conviennent le mieux. Et, ce qui est peut-être le plus important, vous pourrez déterminer exactement ce que vous devez améliorer. Quelles sont vos lacunes et quelles compétences ou approches devez-vous adopter pour améliorer votre gestion globale du temps ? Une fois que vous le savez, concentrez-vous sur cette seule chose.
Un bon point de départ est de découper votre journée en tranches horaires et d‘être honnête quant au moment de la journée où vous êtes le plus productif. Essayez d‘effectuer votre travail le plus intensif à ces moments-là.
La théorie
La gestion du temps repose sur trois piliers :
1. La planification : Ce que vous allez faire en un temps donné, c'est-à-dire votre stratégie (c'est la partie facile).
2. Le processus : Comment vous allez y parvenir, c'est-à-dire la structure (la partie la plus difficile).
3. La persévérance : Comment vous assurer que vous restez sur la bonne voie jusqu'à la fin (la partie la plus difficile).
Beaucoup de gens ont tendance à échouer dans la gestion du temps parce qu'ils sous-estiment l'importance de la première étape. En planifiant correctement et en organisant votre travail de manière logique, vous pouvez gagner beaucoup de temps... La gestion du temps prend du temps. Vous devez planifier pour planifier !
Les nouvelles tâches ou les nouveaux processus que vous ne connaissez pas bien prendront inévitablement plus de temps et sont plus difficiles à prévoir dans le temps. Apprenez donc à établir des priorités.
Et ce n'est pas parce qu'une chose est urgente qu'elle est importante, et vice versa. Les tâches qui sont urgentes ET importantes doivent être effectuées en premier. Et prévoyez du temps chaque jour pour effectuer vos tâches les plus importantes - une période de concentration pendant laquelle vous désactivez les notifications pour vous assurer que ce qui doit être fait est vraiment fait.
La plupart des gens n'ont pas besoin d'aide pour gérer leur temps, mais pour le contrôler - il s'agit en fait d'une question de discipline - Le contrôle du temps consiste à faire ce que vous avez prévu de faire. Être occupé et être productif sont deux choses différentes.
Les outils
Le fait est que, quel que soit le nombre d'excellents logiciels de gestion du temps qui existent, vous avez réellement trois outils principaux à votre disposition au travail. Il est essentiel de comprendre que ces outils ont trois objectifs très différents, mais qu'ils peuvent tous fonctionner ensemble.
Votre boîte à outils :
- Votre agenda : Vous avez besoin d'un endroit pour conserver des notes physiques. Développer cette habitude est inestimable.
- Votre boîte de réception : Si vous traitez votre boîte de réception comme une liste de choses à faire (grâce au système de boîte de réception propre), vous ne manquerez jamais de clarté sur ce qui est nécessaire.
- Votre calendrier : La visibilité de votre stratégie (à long et à court terme) est essentielle pour vous et votre équipe.
La gestion efficace de ces trois outils que vous utilisez tous les jours est la base d'une bonne gestion du temps. Si vous n'utilisez pas ces éléments fondamentaux, tous les autres outils que vous mettrez en place s'appuieront déjà sur une base d'échec.
Le processus
Une habitude est quelque chose que vous faites de manière autonome. Une routine est un itinéraire que vous suivez pour accomplir vos tâches. Et les routines deviennent des habitudes avec la répétition.
Quelle est donc la routine ?
Chaque matin, la première chose à faire est de penser à la gestion du temps. Entrez, asseyez-vous, suivez ce plan :
1. Ouvrez votre agenda et regardez vos actions de la veille. Tout ce qui a été oublié doit être replanifié.
2. Ouvrez votre calendrier et voyez ce qui se passe aujourd'hui, faites une évaluation honnête pour savoir si ce plan est toujours bon.
3. Considérez votre charge de travail globale : qu'est-ce qui va vous prendre le plus de temps aujourd'hui ?
4. Une fois que vous êtes satisfait de votre plan pour la journée, notez toutes les actions que vous devez accomplir pour la journée.
5. Une fois que votre programme est fixé et que vous avez un plan, il est temps d'ouvrir vos e-mails et de commencer à travailler.
Conseils :
- Prenez de bonnes habitudes dès le début - les habitudes sont des actions répétées.
- Le lundi est un bon moment pour faire le point. Utilisez votre lundi matin pour mettre en place un plan général pour la semaine.
- L'administration prend du temps. Examiner les données, effacer les e-mails, mettre à jour les statuts, etc. Si vous ne le prévoyez pas, cela ne se fera pas.
- Soyez réaliste. Il y a très peu de tâches qui prennent moins de 30 minutes. Il vaut mieux avoir du temps libre que pas assez.
- Ne vous y tenez pas simplement parce que vous l'avez mis dans le planning. Les choses changent. Ce qui est important, c'est de faire des choses importantes.
- Votre trajet domicile-travail est un moment idéal pour effacer les messages et les e-mails, mais il l'est tout autant après avoir fait votre gestion du temps.
- Il est bon de planifier longtemps à l'avance. Vous vous asseyez au début du trimestre pour planifier les mois à venir. Excellent !
La chose la plus importante à comprendre est qu'il ne s'agit pas d'une liste exhaustive de toutes les actions que vous pouvez entreprendre. Le fait est que vous devez trouver une solution pour vous-même, en tant qu'individu.
Comprenez où vous échouez et ce qui fonctionne pour vous. Servez-vous-en pour déterminer comment vous allez vous attaquer à la gestion de votre temps. Gardez l'ensemble d'outils de base au minimum et tirez parti des outils pour construire sur une base de processus qui, à leur tour, vous permettront de les développer en un ensemble d'outils plus complexes qui fonctionnent pour vous. Et avec un peu d'engagement et de confiance dans votre nouveau processus, vous pourriez bien gagner du temps.
Article de JCW